هدف کلی
سازماندهی ، عملکرد و روابط واحد مدارک پزشکی ، آمار و پذیرش در بیمارستان
معرفی واحد مدارک پزشکی
- نام نام خانوادگی مسئول واحد: سرکار خانم یعقوب نژاد-کارشناس مدارک پزشکی
- این واحد در طبقه اول بیمارستان واقع شده است
- تلفن ۳۳۶۸۲۶۷۱ داخلی ۲۱۵
شرح وظایف و نوع خدمات بخش/واحد:
بخش مدارک پزشکی شامل ۴ واحد می باشد: ۱)واحد آمار ۲)واحد کدگذاری ۳)واحد بایگانی ۴)واحد پذیرش
- واحد کدگذاری :
- هدف از تخصیص شماره رمز یا کد، تعیین تشخیص و تفکیک موضوعات مورد بررسی از یکدیگر و سهولت مراجعه به اطلاعات و ارائه آمارهای مختلف می‌باشد. وجود کتاب ICDمنجر به هماهنگی روش اجرایی طبقه بندی بیماریها و روشهای درمانی در کشورهای متعدد و انجام کدگذاریها، راه موثری جهت طبقه‌بندی مدارک پزشکی براساس تشخیص‌های داده شده و درمانهای انجام یافته برای بیماران، بازنگری مراقتبهای بهداشت، وصول به مدارک پزشکی بطور سریع و در کوتاه مدت، تحقیق و پژوهش در زمینه بیماریها و درمان آنها و دستیابی به آمارهای بهداشتی و حیاتی در یک مرکز درمانی می‌باشد. از همه مهمتر اینکه با بکارگیری صحیح سیستم‌های کدگذاری، اطلاعات بسیار گسترده و با ارزشی در زمینه‌های مختلف آموزشی علوم پزشکی و پیراپزشکی بدست خواهد آمد. انجام اقدامات فوق منجر به بهبود شرایط بهداشتی محیط، جلوگیری و کنترل بیماریها، هماهنگی و توسعه تحقیقات پزشکی- زیستی و بهداشتی و طرح‌ریزی و اجرای برنامه بهداشتی می‌گردد. طی نمودن مراحل تعالی در بهداشت در گرو اجرای مواردی همانند پایه‌گذاری استانداردهای بهداشتی برای موارد بیولوژیکی و دارویی، دستورات بهداشتی بین‌المللی، طبقه‌بندی علتهای مرگ و میر و جمع‌آوری و انتشار اطلاعات آماری بهداشتی است
- واحد بایگانی :
مجموعه ای از اطلاعات ذخیره شده بر اساس نوع سند و مدارک ویژه برای مدت زمان معین به همراه نام، کد یا شماره برای شناسایی و بازیابی آن ها می باشد.
واحد بایگانی واحدی است که امر سازماندهی، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات بهداشتی و درمانی را انجام می دهد.
بایگانی پزشکی
پرونده های پزشکی نقشی حیاتی در سیستم مراقبت های بهداشتی و درمانی ایفا می کنند. بایگانی صحیح اطلاعات مربوط به بیماران تنها شیوه ای است که به وسیله آن یک مرکز خدمات بهداشتی و درمانی می تواند به شکلی کارآمد به اطلاعاتی که برای مراقبت بیمار ضروری است دست یابد. احتمال بروز دعاوی قانونی ایجاب می کند که هر مرکز مراقبت بهداشتی و درمانی یک سیستم کارآمد داشته باشد و افراد متخصص امر بایگانی و بازیابی را انجام دهند.
نشانگرهای وضعیت مطلوب واحد بایگانی
مسئول بایگانی کارشناس مدارک پزشکی باشد.
پرسنل بایگانی حداقل کاردان مدارک پزشکی باشند.
بکارگیری شماره دهی مناسب
مرتب نمودن اوراق ، پانچ و گیره نمودن و پوشه گذاری پرونده ها ( عدم ارسال پرونده با پوشه هنگام پذیرش)
پیگیری پرونده های ناقص
ارسال پرونده به واحدهای درخواست دهنده و کنترل تحویل آنها
استخراج و فایل پرونده های مورد نیاز برای پاسخگویی به نامه های اداری و پژوهشگران
برآورد فضای فیزیکی مورد نیاز بایگانی
در نظر گرفتن محل مناسب از لحاظ نور و رطوبت و هوا برای فایل پرونده ها
در دسترس بودن وسایل ایمنی کافی از قبیل کپسول اکسیژن، ماسک، دستکش و …
برخورداری از تجهیزات مورد نیاز واحد از جمله تلفن، کامپیوترو…
استفاده از برگه های استاندارد در پرونده های پزشکی
پرونده های بیماران حداقل ۱۵ سال به صورت کامل و بعد از طی مدت فوق به صورت خلاصه در بایگانی وجود داشته باشند. (پیگیری فرایند امحاء)
استفاده از سیستم های نوین فایلینگ مدارک پزشکی (ترمینال و میدل) جهت فایل پرونده
استفاده از کدبندی رنگی پوشه های پرونده جهت فایل و بازیابی سریع مدارک پزشکی
نوع فایل نگهداری پرونده (ریلی)
استفاده از راهنمای بایگانی
وجود سیستم ردیابی امحای پرونده
استفاده از کارت جایگزین و کارت خروجی پرونده
اهداف ویژه واحد بایگانی
مرتب نمودن اوراق پرونده های پزشکی براساس ترتیب استاندارد
کنترل شماره های داده شده به بیماران بستری از واحد پذیرش
پیگیری پرونده های ناقص به منظور تکمیل آنها توسط پزشکان
نظارت و کنترل برورود وخروج پرونده ها (پرونده های بلاتکلیف، فراری، ودیعه ای و…)
پیگیری و کنترل تعدادپرونده های تشکیل شده با تعداد پرونده های تحویلی از واحد حسابداری ترخیص
مشخص شدن وضعیت پرونده درهرلحظه از زمان